Microsoft entwickelt Copilot in SharePoint zu einem Tool weiter, das nicht nur Fragen beantwortet, sondern auch beim Erstellen von Dokumenten, Ausführen wiederkehrender Prozesse und bei der strukturierteren Nutzung von Unternehmenswissen unterstützt.
Copilot in SharePoint rückt näher an die tägliche Automatisierung der Content-Arbeit
SharePoint ist seit Jahren einer der wichtigsten Orte für die Ablage von Unternehmensdokumenten, Prozessen, Listen, Seiten und Wissensressourcen. Mit der Weiterentwicklung von Microsoft 365 Copilot verändert sich jedoch auch seine Rolle. Es ist nicht mehr nur ein Datei-Repository, sondern zunehmend ein Arbeitsbereich, in dem künstliche Intelligenz Nutzer dabei unterstützt, Informationen schneller zu finden, Inhalte zu erstellen, Materialien zusammenzufassen und wiederkehrende Aufgaben auszuführen.
Die neuesten Ankündigungen von Microsoft zu Copilot in SharePoint zeigen eine klare Richtung: Das Unternehmen möchte Nutzern ermöglichen, eigene Skills zu erstellen, sie an verschiedenen Arbeitsorten zu nutzen und ihre Qualität vor einer breiteren Bereitstellung zu messen. Für Unternehmen eröffnet dies die Möglichkeit, die Arbeit mit Dokumenten und Wissen zu standardisieren, ohne komplexe Lösungen von Grund auf entwickeln zu müssen.
Was sind persönliche Skills in Copilot in SharePoint?
Skills in Copilot in SharePoint sind gespeicherte Anweisungen oder Schrittfolgen, die Copilot dabei helfen, wiederkehrende Aufgaben vorhersehbarer auszuführen. Dazu können beispielsweise das Erstellen von Dokumentzusammenfassungen, die Erstellung von Berichten nach einem festgelegten Schema, die Analyse von Materialien auf Risiken oder die Strukturierung von Inhalten nach Unternehmensstandards gehören.
Neu sind persönliche Skills, die nicht ausschließlich einer einzelnen SharePoint-Website zugeordnet sind. Nutzer können einen Skill einmal erstellen und ihn anschließend auf verschiedenen SharePoint-Websites sowie in OneDrive verwenden. So können die eigene Arbeitsweise, das bevorzugte Dokumentformat oder der Kommunikationsstandard des Unternehmens den Nutzern dorthin „folgen“, wo sich die benötigten Materialien befinden.
Warum ist das für Unternehmen wichtig?
In vielen Unternehmen besteht die größte Herausforderung heute nicht im Mangel an Tools, sondern in fehlender Konsistenz. Derselbe Dokumenttyp wird oft auf unterschiedliche Weise erstellt, Berichte unterscheiden sich in ihrer Struktur und Projektwissen ist über Bibliotheken, Teams und Ordner verteilt. Persönliche Skills können dazu beitragen, diese Inkonsistenz zu verringern, da sie eine bewährte Vorgehensweise festhalten und wiederholt nutzbar machen.
Für Marketing-, Vertriebs-, HR-, Finanz-, Rechts- und Betriebsabteilungen bedeutet dies einen praxisnäheren Einsatz von KI. Statt jedes Mal einen umfangreichen Prompt zu formulieren, können Nutzer einen zuvor vorbereiteten Skill starten, der weiß, wie das jeweilige Ergebnis aussehen soll: ein Briefing für die Geschäftsleitung, eine Besprechungszusammenfassung, eine Angebotsanalyse, eine Produktbeschreibung, eine Compliance-Checkliste oder ein Entwurf für eine Kundenmitteilung.
Anwendungsbeispiele für Copilot in SharePoint
- Management-Briefing: automatische Erstellung einer kurzen Zusammenfassung eines umfangreichen Dokuments mit den wichtigsten Entscheidungen, Risiken und nächsten Schritten.
- Prüfung von Marketinginhalten: Analyse von Materialien auf Übereinstimmung mit Markenrichtlinien, nutzenorientierte Sprache und konsistente Kommunikation.
- Projektbericht: Erstellung eines regelmäßigen Projektstatus mit Informationen zu Fortschritten, Hindernissen, Aufgabenverantwortlichen und Terminen.
- Analyse von Rechtsdokumenten: Identifizierung potenzieller Risiken, fehlender Elemente oder Abschnitte, die eine zusätzliche Prüfung erfordern.
- Strukturierung von Wissen: Erstellung von Zusammenfassungen, Checklisten und Antworten auf Fragen auf Grundlage von in SharePoint gespeicherten Dokumenten.
Bewertung der Skill-Qualität: ein Schritt hin zu vertrauenswürdigerer KI
Eine der interessantesten Neuerungen ist die Möglichkeit, Skills mithilfe von Tests, Bewertungskriterien und messbaren Änderungen zu verbessern. In der Praxis bedeutet dies, dass Unternehmen prüfen können, ob ein bestimmter Skill tatsächlich bessere Ergebnisse liefert, bevor er breiter in einem Team oder einer Abteilung eingesetzt wird.
Das ist besonders wichtig in Bereichen, in denen Präzision entscheidend ist: Compliance, Recht, externe Kommunikation, Angebotsanalyse, Kundenservice oder Management-Reporting. KI kann die Arbeit beschleunigen, doch erst die Verbindung von Automatisierung und Qualitätsbewertung gibt Unternehmen mehr Kontrolle darüber, wie Inhalte und unterstützende Entscheidungsgrundlagen erstellt werden.
Was bedeutet das für IT und Administratoren?
Die Entwicklung von Skills in SharePoint sollte nicht ausschließlich als neue Funktion für Endnutzer betrachtet werden. Sie ist auch ein Thema für Administratoren von Microsoft 365, Datenverantwortliche und Teams, die für Governance zuständig sind. Skills arbeiten auf Basis der Nutzerberechtigungen, erfordern jedoch weiterhin einen durchdachten Ansatz für Datenzugriff, Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrung, Auditierung und Quellenqualität.
Unternehmen, die Copilot in SharePoint effektiv nutzen möchten, sollten daher nicht nur auf Lizenzen achten, sondern auch auf Ordnung in den Dokumentbibliotheken, die Aktualität der Inhalte, korrekte Berechtigungen sowie klare Regeln für die Erstellung und Freigabe von Skills. Je besser die Datenschicht vorbereitet ist, desto höher ist der Mehrwert von KI.
Wie bereiten Sie Ihre Organisation auf Copilot in SharePoint vor?
- Identifizieren Sie wiederkehrende Prozesse bei der Dokumentenarbeit. Wählen Sie Aufgaben aus, die regelmäßig viele Mitarbeitende binden, beispielsweise Berichte, Briefings, Zusammenfassungen oder Inhaltsprüfungen.
- Legen Sie Qualitätsstandards fest. Definieren Sie, wie ein gutes Ergebnis aussehen soll: Struktur, Tonalität, Länge, erforderliche Elemente und Bewertungskriterien.
- Strukturieren Sie Ihre Datenquellen. Prüfen Sie, ob die Dokumente in SharePoint aktuell, korrekt beschrieben und nur für die jeweils berechtigten Personen zugänglich sind.
- Starten Sie mit einem Pilotprojekt. Testen Sie die Skills zunächst in einem Team oder Prozess, bevor Sie sie breiter ausrollen.
- Messen Sie die Ergebnisse. Analysieren Sie, ob Copilot die Bearbeitungszeit verkürzt, die Konsistenz von Dokumenten verbessert und den Korrekturaufwand reduziert.
Copilot in SharePoint entwickelt sich zu einem Werkzeug, das die tägliche Arbeit mit Dokumenten, Wissen und Prozessen spürbar verbessern kann. Persönliche Skills sind ein wichtiger Schritt hin zu einer stärker personalisierten und wiederholbaren Automatisierung. Für Unternehmen bietet dies die Chance auf höhere Produktivität, mehr Konsistenz in der Arbeit und eine effektivere Nutzung der in Microsoft 365 gespeicherten Ressourcen.
FAQ
Was ist Copilot in SharePoint?
Copilot in SharePoint ist eine Funktion von Microsoft 365 Copilot, die Nutzende bei der Arbeit mit in SharePoint gespeicherten Inhalten unterstützt. Sie lässt sich unter anderem nutzen, um Fragen zu Dokumenten zu stellen, Seiten zu erstellen, Informationen zusammenzufassen, Berichte zu generieren und wiederkehrende Prozesse per natürlicher Sprache zu starten.
Was sind Skills in Copilot in SharePoint?
Skills sind gespeicherte Anweisungen für Copilot, mit denen sich wiederkehrende Aufgaben auf eine bestimmte Weise ausführen lassen. Sie können beispielsweise bei der Erstellung von Berichten, der Zusammenfassung von Dokumenten, der Inhaltsanalyse oder der Anwendung unternehmensinterner Kommunikationsstandards unterstützen.
Worin unterscheiden sich persönliche Skills von Skills, die einer Website zugeordnet sind?
Persönliche Skills können auf verschiedenen SharePoint-Websites und in OneDrive verwendet werden. Nutzende müssen sie daher nicht an jedem Arbeitsort neu erstellen. Das ist besonders nützlich, wenn jemand in unterschiedlichen Projekten regelmäßig dasselbe Format für Berichte, Briefings oder Analysen verwendet.
Erweitern Skills in Copilot in SharePoint den Datenzugriff?
Nein. Skills sollten die Berechtigungen von Nutzenden nicht erweitern. Copilot arbeitet innerhalb der Zugriffsrechte, über die die betreffende Person bereits verfügt. Deshalb ist eine angemessene Verwaltung von Berechtigungen, Vertraulichkeitsbezeichnungen und der Dokumentenstruktur in SharePoint so wichtig.
Für welche Abteilungen kann Copilot in SharePoint besonders nützlich sein?
Den größten Nutzen können Teams erzielen, die intensiv mit Dokumenten und Wissen arbeiten: Marketing, Vertrieb, Personalwesen, Finanzen, Rechtsabteilung, Compliance, Kundenservice, IT sowie operative Abteilungen. In diesen Bereichen sind wiederholbare Prozesse und konsistente Inhalte besonders wichtig.
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