Cowork ermöglicht es, tägliche Aufgaben nicht als Reihe einzelner Tätigkeiten, sondern als zusammenhängende Prozesse zu betrachten, die sich mit KI planen und umsetzen lassen. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie diesen Ansatz in der Praxis nutzen können – von der Organisation von Kommunikation und Kalender bis zur Vorbereitung von Unterlagen für Kunden, Teams oder Vorgesetzte.

Was ist Cowork?

Cowork ist ein Tool zur Durchführung mehrstufiger Aufgaben in der Umgebung von Microsoft 365 Copilot mithilfe natürlichsprachlicher Anweisungen. Anstatt Informationsrecherche, Datenanalyse, Dokumentenerstellung und Kommunikation separat durchzuführen, kann der Nutzer das gewünschte Ergebnis beschreiben. Cowork unterstützt dann bei der Planung der nächsten Schritte und verknüpft den Kontext aus E-Mails, Kalendern, Besprechungen, Chats und Dateien.

Der größte Mehrwert der Lösung liegt in der Arbeit mit dem Kontext des Nutzers. Cowork kann die Rolle, laufende Projekte, die Kommunikationshistorie und die Arbeitsweise einer Person berücksichtigen. Dadurch eignet sich das Tool nicht nur für einzelne Aufgaben, sondern auch für Prozesse, die Informationen aus mehreren Quellen, die Erstellung unterschiedlicher Unterlagen und menschliche Kontrolle vor wichtigen Aktionen erfordern. Mehr über dieses Arbeitsmodell erfahren Sie im Artikel Microsoft 365 Copilot Cowork – was ist das und wie kann es die Arbeitsweise von Teams verändern?

Wobei kann Cowork helfen?

• Zeit gewinnen – durch das Zusammenfassen von Nachrichten, Besprechungen und Aufgaben, ohne mehrere Anwendungen manuell durchsuchen zu müssen.
• Arbeitskoordination – durch die Erstellung von Plänen, Statusberichten, Übergaben und Listen der nächsten Schritte.
• Erstellung von Unterlagen – durch die Ausarbeitung von Dokumenten, Tabellen, Präsentationen und Nachrichten auf Basis eines gemeinsamen Kontexts.
• Routineaufgaben automatisieren – durch die Umwandlung wiederkehrender Tätigkeiten in regelmäßig ausgeführte Prozesse.
• Kontrolle und Sicherheit – durch die Vorlage von Vorschlägen zur Freigabe, bevor Nachrichten versendet, Kalender geändert oder Dateien neu organisiert werden.

10 Prompt-Szenarien nach Zielsetzung

Eine gute Anweisung für Cowork sollte das Ziel, den Datenumfang, das erwartete Ergebnis und den Zeitpunkt für die erforderliche Freigabe durch den Nutzer festlegen. Die folgenden Beispiele lassen sich an die eigene Rolle, das Team und die jeweiligen Prozesse anpassen. Weitere praxisnahe Regeln finden Sie im Leitfaden So erstellen Sie effektive Prompts für Microsoft 365 Copilot.

Ziel	Szenario	Beispiel-Prompt	Ergebnis
1. Reibungslose Aufgabenübergabe	Vertretungsplan vor einer Abwesenheit	„Erstelle einen Plan für die Übergabe meiner Aufgaben im Zeitraum von [data] bis [data]. Analysiere aktive Projekte, die neuesten Vereinbarungen aus Nachrichten und Besprechungen sowie Fristen während meiner Abwesenheit. Gib für jeden Bereich den Status, den nächsten Schritt, die Frist, eine vorgeschlagene Vertretungsperson und Links zu den benötigten Dateien an. Berücksichtige ausschließlich Personen aus unserer Organisation.“	Strukturiertes Übergabedokument mit Prioritäten, Zuständigkeiten und Quellen.
2. Schnell wieder den Überblick über offene Kommunikation gewinnen	Unbeantwortete Fragen finden	„Prüfe E-Mails und Chats der letzten fünf Tage. Finde Fragen, die direkt an mich gerichtet wurden und die ich noch nicht beantwortet habe. Teile sie ein in: Fragen, die eine kurze Bestätigung erfordern, Fragen, die eine Entscheidung erfordern, und Fragen, die zusätzliche Daten erfordern. Bereite Antworten vor, zeige mir jedoch vor dem Versand alle Nachrichten außer einfachen Bestätigungen zur Freigabe.“	Liste offener Vorgänge sowie fertige Antwortentwürfe mit Nutzerkontrolle.
3. Bessere Organisation der Woche	Kalenderanalyse und Schutz von Arbeitszeit	„Analysiere meinen Kalender für die kommende Woche. Zeige die Anzahl der Besprechungen, die Gesamtdauer, Konflikte und die längsten verfügbaren Zeitblöcke für konzentriertes Arbeiten. Schlage vor, welche Besprechungen unter Berücksichtigung meiner drei Prioritäten [priorytety] verkürzt, verschoben oder abgesagt werden können. Nimm ohne meine Freigabe keine Änderungen vor; lege sie mir einzeln mit Begründung vor.“	Wochenplan mit Empfehlungen und Zeitblöcken für konzentriertes Arbeiten.
4. Vorbereitung auf ein Kundengespräch	Vollständiges Briefing vor dem Gespräch	„Erstelle ein Briefing für das bevorstehende Meeting mit [klient]. Trage die wichtigsten Vereinbarungen aus der Korrespondenz, früheren Besprechungen und gemeinsam genutzten Dateien zusammen. Benenne die Gesprächsziele, offene Punkte, Risiken, Entscheidungsträger und empfohlenen nächsten Schritte. Erstelle darauf aufbauend eine kurze Agenda, eine interne Notiz und einen Entwurf für eine nach dem Meeting zu versendende Zusammenfassungsnachricht.“	Konsistentes Paket an Unterlagen für das Meeting und ein fertiges Follow-up.
5. Regelmäßiger Teamstatus	Wöchentliche Zusammenfassung der Prioritäten	„Erstelle jeden Montagmorgen einen Entwurf für eine Nachricht an das Team. Berücksichtige die wichtigsten Prioritäten der jeweiligen Woche, zentrale Fristen, besonders wichtige Besprechungen und Bereiche, die Unterstützung benötigen. Nutze den aktuellen Kalender, aktive Dokumente und die Vereinbarungen aus der Vorwoche. Halte den Ton prägnant und konkret und zeige mir stets eine Version zur Freigabe.“	Wiederkehrender Prozess zur Erstellung eines aktuellen Status ohne manuelle Datensammlung.
6. Projektabschluss	Unterlagen nach Abschluss der Arbeiten ordnen	„Finde in meinen Ressourcen Dateien zum Projekt [nazwa]. Gruppiere sie nach Typ und Datum der letzten Änderung, identifiziere Duplikate sowie Dokumente, die aufbewahrt werden müssen. Schlage eine Archivstruktur und eine Liste der Personen vor, die darauf Zugriff haben sollten. Zeige zunächst den Plan; verschiebe und teile die Dateien erst nach meiner Freigabe.“	Sauberes Projektarchiv und sicherer Plan zur Reorganisation der Ressourcen.
7. Einführung eines neuen Angebots	Plan für die Markteinführung eines Produkts	„Erarbeite einen Plan für die Einführung von [produkt] auf Grundlage der verfügbaren internen Unterlagen und Informationen zu [rozwiązanie konkurencyjne]. Vergleiche zunächst Zielgruppen, zentrale Funktionen, Vorteile und Differenzierungsmerkmale. Erstelle anschließend ein Wertversprechen, einen Kommunikationsplan für vier Wochen sowie den Entwurf einer Vertriebspräsentation. Trenne bestätigte Informationen klar von Annahmen, die überprüft werden müssen.“	Strategie, Kommunikation und Vertriebsunterlagen, die auf einem gemeinsamen Kontext basieren.
8. Priorisierung von Verkaufschancen	Risikoerkennung bei aktiven Verkaufschancen	„Analysiere die Verkaufschancen, deren Abschluss für dieses Quartal geplant ist. Gleiche die Daten aus der CRM-Datei mit der Kundenaktivität in Nachrichten, Besprechungen und freigegebenen Dokumenten ab. Identifiziere risikobehaftete Verkaufschancen, Warnsignale und fehlende Maßnahmen. Erstelle eine kurze Zusammenfassung für die Führungskraft sowie personalisierte Entwürfe für Follow-up-Nachrichten.“	Risikobewertung und konkrete Maßnahmen, die die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöhen.
9. Onboarding eines neuen Kunden	Koordination des Projektstarts	„Erstelle nach Erhalt einer als neuer Kunde gekennzeichneten Nachricht eine Liste der Onboarding-Aufgaben. Sammle grundlegende Unternehmensinformationen aus freigegebenen Quellen, schlage eine Struktur für den Projektordner vor, erstelle eine Notiz für das Team und einen Entwurf für eine Willkommensnachricht an den Kunden. Bitte mich um Bestätigung, bevor du Ordner erstellst, Materialien freigibst oder Nachrichten versendest.“	Ein einheitlicher Onboarding-Prozess, der die Vorbereitung des Teams und die Kommunikation mit dem Kunden umfasst.
10. Überwachung von Budgetabweichungen	Prognoseaktualisierung und Empfehlungen	„Erstelle auf Grundlage der Budgetdatei und der zugehörigen Informationen aus Nachrichten und Besprechungen eine monatliche Analyse der Abweichungen. Nenne die drei wichtigsten Ursachen für die Unterschiede zwischen Plan und Ist, ihre Auswirkungen auf den kommenden Monat sowie mögliche Korrekturmaßnahmen. Aktualisiere die Prognosetabelle, erstelle eine kurze Managementzusammenfassung und einen Nachrichtenentwurf für die budgetverantwortliche Person. Ändere die Quelldaten nicht.“	Aktuelle Prognose, verständliche Erläuterung der Abweichungen und Maßnahmenplan.

Wie erstellt man effektive Prompts für Cowork?

1. Beginnen Sie mit dem Ergebnis. Beschreiben Sie, was erstellt werden soll: eine Analyse, ein Plan, ein Nachrichtenentwurf, ein Dokument oder ein Materialpaket.
2. Definieren Sie den Umfang. Legen Sie den Zeitraum, das Projekt, den Kunden, die Anwendungen oder die Dateien fest, die berücksichtigt werden sollen.
3. Fügen Sie Kriterien hinzu. Erläutern Sie, was Priorität hat, welche Elemente ausgeschlossen werden sollen und in welchem Format das Ergebnis vorliegen soll.
4. Legen Sie Kontrollpunkte fest. Bitten Sie bei Aktionen zum Versenden, im Kalender, zur Freigabe oder zum Löschen von Daten darum, den Plan zuvor vorzulegen.
5. Planen Sie wiederkehrende Abläufe. Wenn eine Aufgabe wöchentlich oder monatlich wiederkehrt, beschreiben Sie den Zeitplan und die festen Prozessregeln.

Von einer einzelnen Anweisung zu einem strukturierten Prozess

Cowork zeigt seinen größten Mehrwert dort, wo eine Aufgabe nicht mit der Generierung von Text endet. Es kann Informationen aus mehreren Quellen zusammenführen, einen Aktionsplan erstellen, Materialien in unterschiedlichen Formaten vorbereiten und dem Nutzer an den wichtigsten Punkten des Prozesses die Entscheidung überlassen. In der Praxis bedeutet das weniger Zeit für den Wechsel zwischen Anwendungen und mehr Raum für Bewertung, Priorisierung sowie die Arbeit mit Kunden oder dem Team.

FAQ

Worin unterscheidet sich Cowork von einem herkömmlichen KI-Assistenten?

Cowork unterstützt die Ausführung mehrstufiger Aufgaben, die das Zusammentragen von Informationen aus verschiedenen Quellen, die Planung der nächsten Schritte und die Erstellung mehrerer zusammenhängender Ergebnisse erfordern. Statt nur eine einzelne Frage zu beantworten, unterstützt es den Nutzer während des gesamten Prozesses.

Für welche Aufgaben eignet sich Cowork am besten?

Das Tool eignet sich besonders für Aufgaben, die mehrere Anwendungen oder Schritte umfassen, etwa die Vorbereitung auf ein Meeting, die Analyse der Kommunikation, die Wochenplanung, die Erstellung von Statusberichten, die Organisation von Projektmaterialien oder die Zusammenstellung von Dokumenten für Kunden. Anwendungsbeispiele für Besprechungen und Teamarbeit beschreibt auch der Artikel Microsoft Copilot in Teams.

Wie schreibt man einen guten Prompt für Cowork?

Ein Prompt sollte Ziel, Umfang der Informationen, erwartetes Ergebnis, Auswahlkriterien sowie zustimmungspflichtige Aktionen klar definieren. Je präziser Kontext und gewünschtes Endergebnis beschrieben sind, desto leichter kann das Tool die richtigen Schritte planen.

Kann Cowork Daten aus Microsoft 365 nutzen?

Cowork kann im Kontext von Informationen arbeiten, die dem Nutzer in der Umgebung von Microsoft 365 zur Verfügung stehen, beispielsweise Nachrichten, Kalender, Besprechungen, Chats und Dateien. Der Funktionsumfang hängt von den verfügbaren Funktionen, der Organisationskonfiguration und den Benutzerberechtigungen ab.

Führt Cowork Aktionen automatisch aus?

Je nach Szenario kann es einen Vorschlag, Entwurf oder Plan erstellen und anschließend vor der Ausführung einer wichtigen Aktion um Genehmigung bitten. In Prompts sollte klar angegeben werden, welche Aktionen – etwa das Versenden von Nachrichten, Änderungen im Kalender, das Freigeben oder Verschieben von Dateien – zuvor genehmigt werden müssen.

Kann Cowork für wiederkehrende Aufgaben genutzt werden?

Ja. Wiederkehrende Prozesse lassen sich zusammen mit Zeitplan, Datenumfang und festen Regeln beschreiben. Gute Beispiele sind ein wöchentlicher Statusbericht für das Team, die Prüfung ungelesener Nachrichten oder eine regelmäßige Kalenderanalyse.

Wie wird Cowork lizenziert?

Für den Zugriff auf Cowork ist eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz erforderlich. Die Nutzung des Tools wird zusätzlich verbrauchsabhängig über Copilot Credits abgerechnet. Daher muss der Organisationsadministrator die Abrechnung konfigurieren und kann Ausgabenlimits festlegen sowie die Nutzung überwachen. Die genauen Bedingungen und die Verfügbarkeit können je nach Markt, Vertrag und Mandantenkonfiguration variieren. Informationen zum Angebot für kleinere Organisationen finden Sie im Artikel Microsoft 365 Copilot Business – KI für kleine und mittlere Unternehmen.

Ersetzt Cowork die Entscheidungen der Nutzer?

Nein. Seine Aufgabe besteht darin, den Zeitaufwand für das Zusammenstellen von Informationen, die Analyse und die Erstellung von Unterlagen zu reduzieren. Die endgültige Bewertung, die Freigabe von Empfehlungen und die Verantwortung für wesentliche Maßnahmen liegen weiterhin beim Nutzer.

Wie lässt sich Cowork sicher nutzen?

Es empfiehlt sich, das Prinzip der minimal erforderlichen Datenmenge anzuwenden, erstellte Materialien zu prüfen und Freigabepunkte vor Maßnahmen festzulegen, die andere Personen oder Ressourcen betreffen. Zudem müssen die in der Organisation geltenden Richtlinien für Sicherheit, Vertraulichkeit und Informationsmanagement eingehalten werden. Praktische Hinweise enthält der Artikel Sieht Copilot zu viel? 7 Schritte zum Schutz Ihrer Daten vor der KI-Einführung.

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